Sie möchten erfahren was bei Ihnen gut läuft oder was verbessert werden kann? Eine günstige Lösung ist die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung. Dieser Beitrag zeigt, welche Ziele eine Mitarbeiterbefragung verfolgt und welche Fragen nicht fehlen dürfen. Die Mitarbeiterbefragung ist ein betriebswirtschaftliches Instrument, mit dem im Auftrag des Managements, in Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretern und mithilfe von Fragebögen sowie strukturierter Interviews, Mitarbeiter anonym und freiwillig befragt werden.
Unternehmen können so Informationen über Bewertungen, Erwartungen und Bedürfnisse von Mitarbeitern in Bezug auf bestimmte Bereiche des Arbeitsumfelds einholen, um konkrete Veränderungsprozesse einzuleiten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung im eigenen Unternehmen umsetzen können und liefert Ihnen Anregungen für die Durchführung einer eigenen Mitarbeiterbefragung.
Welche Vorteile bietet die Mitarbeiterbefragung?
Mitarbeiter sind täglich mit Problembereichen konfrontiert. Ob sie es selbst erleben oder von Kollegen hören – sie wissen, wo das Problem liegt. Neben der einfachen Implementierung macht das direkte und ehrliche Feedback der eigenen Mitarbeiter die Mitarbeiterbefragung zu einem essenziellen Instrument. Regelmäßige Umfragen können die Situation am Arbeitsplatz für alle verbessern.
Mitarbeiterbefragungen beginnen Diskussionen im Unternehmen und sind wichtig, um notwendige Änderungen zu erkennen und zu verstehen. Nur Unternehmen, die wissen, was ihre Mitarbeiter denken, können eine erfolgreiche Zukunft anstreben.
Bei regelmäßiger Anwendung wird eine Feedback-Kultur von unten nach oben etabliert. Diese wird in den Führungsebenen als zunehmend wichtig angesehen. Denn die Mitarbeiterbefragung gibt den Mitarbeitern eine Stimme, die gehört werden muss.
Checkliste für Mitarbeiterbefragungen
Damit die nächste Mitarbeiterbefragung die zuvor festgelegten Ziele erreicht, gibt es eine Checkliste. So können die wichtigsten Punkte abgehakt werden:
- Alle Beschäftigten des Unternehmen haben die Chance zur Teilnahme an der Befragung
- Da Ziel der Befragung ist es, relevante Informationen zu erhalten
- Die anonyme Mitarbeiterbefragung erfolgt online bzw. schriftlich
- Die Ergebniss der Mitarbeiterbefragung sollten kommunziert werden
- Es werden Aufgaben werden aus den eingehenden Antworten abgeleitet
So eignet sich die Umfrage, um interne Probleme aufzudecken und ermöglicht es Unternehmen, aus der Perspektive ihrer eigenen Mitarbeiter nach Lösungen zu suchen. Eine transparente Kommunikation der Umfrageergebnisse stärkt die Glaubwürigkeit des Arbeitgebers und kann die Loyalität der Beschäftigen erhöhen.
Tipps zur Gestaltung der perfekten Mitarbeiterbefragung
Gerade technische Tools können die Teilnehmer motivieren den Fragebogen vollständig auszufüllen. Weitere Tricks sind:
Nicht nur Fragen stellen: Nicht alle Teilnehmer müssen alle Fragen beantworten. Sinnvoll ist, Spielelemente in den Fragebogen aufzunehmen und mit dem Befragten durch Filter oder spezielle Folgefragen zu kommunizieren und die Antwort des Einzelnen basierend auf dem Gesamtergebnis festzulegen.
Technische Barrieren entfernen: Wie lassen sich alle Mitarbeiter erreichen? Wenn es im Unternehmen Fußwege gibt, an denen viele Mitarbeiter regelmäßig vorbeikommen, sind Standortcomputer sinnvoll – beispielsweise in der Nähe der Cafeteria. Wenn die Mitarbeiter in kleinen Gruppen an verschiedenen Orten verteilt sind, kann auch die Verwendung privater Smartphones in Betracht gezogen werden. Die Mitarbeiter sollten auch wissen, dass die Umfrage innerhalb der Arbeitszeit stattfinden kann und sollte.
Anpassung der Sprache an die Zielgruppe: Neben den entsprechenden Skalen und Fragebögen haben Wortwahl und Wortreihenfolge einen großen Einfluss auf das entsprechende Verhalten. Die Best Practices der Umfragekultur sind eine einfache Sprache mit kurzen Sätzen. Insbesondere Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in mehreren Sprachen und in verschiedenen Kulturen befragen, müssen sich vor Beginn der Befragung grammatikalisch auf die Zielgruppen konzentrieren und den Fragebogen testen.
Die Muttersprache zählt: Fragen in der jeweiligen Sprache des Mitarbeiters sind einfacher zu verstehen und erhöhen die Bereitschaft des Mitarbeiters zur Teilnahme. Wenn Fragen von einem externen Dienstleister übersetzt werden, sollten die Muttersprachler des Unternehmens sie überprüfen, um sie an die jeweilige Sprache des Unternehmens anzupassen und unerwünschte Verwirrung oder Verweise zu vermeiden.
Umfragelänge variieren: Es muss nicht immer eine vollständige Umfrage geben. Eine umfassende Umfrage alle ein bis zwei Jahre ist üblich. Wichtig ist in jedem Fall, dass Aufbau und Inhalt jeder Mitarbeiterumfrage auf das Unternehmen zugeschnitten sind und formal im Einklang mit dem Führungsstil stehen.
Wie ist eine Mitarbeiterbefragung aufgebaut?
Mitarbeiterumfragen können grob in vier Phasen unterteilt werden, die eng miteinander verbunden sind und in einen Zyklus münden:
ANALYSE & PLANUNG
Dazu gehört die Bildung einer Projektgruppe sowie Informationen von Arbeitnehmervertretern und Datenschutzbeauftragten. Im Fokus steht die Erstellung eines Kommunikationskonzepts und eines Zeitplans. Wichtige Faktoren der Planung sind außerdem die Budgetierung, Entwicklung von Fragebögen sowie die IT-Einrichtung.
IMPLEMENTIERUNG & UNTERSTÜTZUNG
Die Unterstützung und Überwachung der Umfrage spielt eine wesentliche Rolle. Die Kontrolle des Teilnehmeranteils sowie mögliche Kommunikationsmaßnahmen zur Unterstützung oder Verlängerung des Umfragezeitraums sind ebenfalls wichtig. Ein weiterer Faktor in dieser Phase ist die kontinuierliche Berichterstattung an das Management.
BEWERTUNG
Dazu gehört die Vorbereitung der empfangenen Daten oder digitale Registrierung von Fragebögen sowie die Klärung der Darstellung der Ergebnisse. Im nächsten Schritt erfolgt die Koordination von Vergleichen und Referenzpunkten sowie die Übermittlung der Ergebnisse an verantwortliche Manager.
FOLLOW-UP
Auf Worte müssen Taten folgen und die wahrgenommenen Ergebnisse ernst genommen werden. Deshalb: Mitarbeiter so transparent wie möglich über allgemeine und relevante Einzelergebnisse informieren sowie spezifische Veränderungsprozesse konfigurieren und umsetzen. Dazu gehört auch das Überwachen der Maßnahmen und Ziele aus der Mitarbeiterumfrage.
Beispiel für eine Mitarbeiterbefragung
Hier finden Sie ein Beispiel für eine Mitarbeiterbefragung. Diese kann um weitere Bereiche und Eingangsfrafgen ergänzt werden. So können zum Beispiel noch Abteilungen oder Regionen ausgewählt werden. Zudem kann es sinnvoll noch demografische Daten zu erheben um die Bedüfrnisse verschiedener Gruppen von Beschäftigten gezielt zu erkennen.
Muster für eine Einleitung:
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Auftrag Ihres Arbeitgebers führen wir eine anonyme Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch. Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für die Beantwortung der Fragen (ca. 5 bis 10 Minuten)! Bitte füllen Sie Freitextfelder so aus, dass keine Angaben enthalten sind, die auf Ihre oder die Identität einer anderen Person schließen lassen. Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung und die Hinweise zur Datensicherheit und die Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 14 DSGVO. Vielen Dank für Ihre Teilnahme.
Muster für eine Mitarbeiterbefragung:
UNTERNEHMEN
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
hat mit mir einen Arbeitnehmer, der/die stolz darauf ist, bei ihm zu arbeiten.
nutzt Feedback als Anregung zur Verbesserung.
bietet ausreichend und sinnvolle Benefits.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
kann ich Beruf und Familie gut miteinander vereinbaren.
sind unsere Arbeitszeiten flexibel (möglicherweise auch nur bei Bedarf).
werde ich angemessen bezahlt.
werden Leistung und Erfolge gewürdigt.
fühle ich mich über die Entwicklungen und die strategische Ausrichtung des Unternehmens informiert.
fühle ich mich ermutigt, eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen.
werden Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden geprüft und soweit möglich umgesetzt.
bin ich mit den Arbeitsbedingungen zufrieden.
wird Feedback ungeachtet der Hierarchieebene erwünscht und geäußert.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
Ja, ich würde mir wünschen, dass… (Freitextfeld für Antworten)
- Stark gestiegen
- Etwas gestiegen
- Gleich geblieben
- Etwas gesunken
- Stark gesunken
- Weiß nicht
Wie bewerten Sie diese Aussagen?
Ich habe die Handlungsspielräume, die ich für meine tägliche Arbeit benötige.
Ich würde meine Tätigkeit als abwechslungsreich und interessant bezeichnen.
Die Leistungen der Beschäftigten werden regelmäßig beurteilt.
Ich empfinde die Leistungsbeurteilung als gerecht.
Ich habe die Möglichkeit, im Rahmen meiner Tätigkeit auch Entscheidungen bezüglich der Ausführung meiner Arbeit selbst zu treffen.
In unserer Organisation sind mir die innerbetrieblichen Abläufe gut verständlich.
Arbeitsziele sind realistisch und können eingehalten werden.
Insgesamt bin ich mit meiner Tätigkeit zufrieden.
Im Team funktioniert der Informationsfluss gut.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
BILDUNG UND ERFAHRUNGSAUSTAUSCH
Wie bewerten Sie diese Aussagen?
Für meine tägliche Arbeit habe ich das nötige Wissen.
Eine kontinuierliche Weiterbildung der Beschäftigten wird in unserem Unternehmen gefördert.
Um mein Arbeitswissen aktuell zu halten, habe ich genügend Zeit.
Ich werde bei neuen Anforderungen meiner Arbeit ausreichend unterstützt.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
TEAMWORK / ARBEITSATMOSPHÄRE
In unserem Unternehmen…
herrscht eine positive Arbeitsatmosphäre.
geht es bei Fehlern nicht um Schuldzuweisungen, stattdessen werden Lösungen gesucht.
zählt die Kompetenz des Einzelnen, unabhängig vom Alter, Geschlecht oder der Herkunft.
sind Eigeninitiative und Eigenverantwortung wichtig.
ist es möglich, über Probleme oder problematische Themen offen zu sprechen.
VORGESETZTE UND FÜHRUNG
Zwischen den Mitarbeitern und den Führungskräften funktioniert der Informationsfluss gut.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
Mein(e) direkte(r) Vorgesetzte(r) …
sagt was er tut und tut was er sagt.
ist offen für Ideen und Vorschläge.
fördert eigenverantwortliches Handeln und kann dazu motivieren.
formuliert klare, realistische Ziele und setzt Prioritäten.
bekundet Anerkennung für gute Arbeitsleistung.
lässt Kritik an seiner Person zu.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
Unser Unternehmen würde ich als Arbeitgeber weiterempfehlen.
In unserem Unternehmen arbeite ich gerne.
Für unser Unternehmen engagiere ich mich gerne.
Wenn ich es heute erneut zu entscheiden hätte, würde ich mich wieder in unserem Unternehmen bewerben.
Ich möchte auch in Zukunft in unserem Unternehmen weiterarbeiten.
Haben Sie Ihren Arbeitgeber bereits weiterempfohlen oder würden Sie Ihren Arbeitgeber weiterempfehlen?
Ja
Nein
FAMILIENFREUNDLICHKEIT
Für unser Unternehmen ist das Thema Familienfreundlichkeit wichtig.
Unser Unternehmen ermöglicht Eltern und/ oder Mitarbeitern mit Pflegeverantwortung die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Ich bin mit dem Umfang des aktuellen Angebotes zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie insgesamt zufrieden.
In unserem Unternehmen ist es mir gut möglich, Beruf und Familie zu vereinbaren.Mein/e direkte/r Vorgesetzte/r unterstützt mich bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Unser Unternehmen würde ich als familienfreundliches Unternehmen empfehlen.
- Trifft voll und ganz zu
- Trifft zu
- Trifft eher zu
- Trifft weniger zu
- Trifft eher nicht zu
- Trifft gar nicht zu
Haben Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie Ihrem Arbeitgeber gerne mitteilen möchten? (Freitextfeld)
Vielen Dank für Ihre Teilnahme.
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Was muss bei einer Mitarbeiterbefragung beachtet werden?
Werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und verwendet, muss dies nach dem Datenschutzgesetz zulässig sein. Anonymität, Entscheidungsfreiheit und Transparenz sind hier die Schlüsselwörter.
Lösung 1: Anonyme Umfragen
Anonymität bedeutet, dass es aufgrund des verwendeten Verfahrens absolut unmöglich ist, Rückschlüsse auf den Befragten zu ziehen. Die Informationen werden anonym gesammelt und gemäß Verfahrensgrundsätzen aggregiert.
Es darf bei Umfragen nicht möglich sein, aus den Fragen Schlussfolgerungen über Personen zu ziehen. Dieser Aspekt ist bei Zusatzfragen noch wichtiger. Diese sind hauptsächlich aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen über einzelne Zielgruppen zu erfassen. In Unternehmen können diese zusätzlichen Fragen unter bestimmten Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Netzwerk zu fein ist. Daher sollten zusätzliche Themen wie Alter, Bildung, Geschlecht usw. nach Möglichkeit vermieden werden. Es sollte auch nur das angefordert werden, was in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Studie steht.
In Bezug auf die Methode sind Online-Umfragen heute üblich. Eine Aufhebung der Anonymität bei der Auswertung von E-Mail oder IP-Adresse muss technisch ausgeschlossen sein.
Lösung 2: Freiwillige Umfragen
Das Prinzip der Freiwilligkeit bedeutet: Mitarbeiter werden zur Umfrage eingeladen, müssen aber nicht teilnehmen. Aufgrund des freiwilligen Charakters der Teilnahme muss die Umfrage anonym sein, ebenso wie die Fragen selbst. Um eine doppelte Abstimmung einer Person zu vermeiden, ist es sicherlich möglich, einen Link in einer Online-Umfrage zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt sollte dies jedoch nicht dazu führen, dass überprüft wird, wer bereits an der Studie teilgenommen hat.
Lösung 3: Transparenz
Was ist, wenn Zweifel bestehen, insbesondere an der Anonymität der Befragung? Die Mitarbeiter werden sicherlich teilnehmen – aber sie geben keine ehrlichen Antworten, weil sie persönliche Unannehmlichkeiten befürchten. Eine Mitarbeiterumfrage ist nur dann sinnvoll, wenn Fakten vorliegen. Wichtig im Bereich „Transparenz“ ist auch der Betriebsrat. Dieser hat das Recht, rechtzeitig und umfassend über diese Projekte informiert zu werden.
Nur wenn Unternehmen die Regeln der Anonymität, Freiwilligkeit und Transparenz einhalten, können Mitarbeiterbefragungen zu aussagekräftigen Ergebnissen führen.
Fragen und Antworten zur Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung
Werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und verwendet, muss dies nach dem Datenschutzgesetz zulässig sein. Anonymität, Entscheidungsfreiheit und Transparenz sind hier die Schlüsselwörter.
Anonyme Mitarbeiterbefragungen
Anonymität bedeutet, dass es aufgrund des verwendeten Verfahrens absolut unmöglich ist, Rückschlüsse auf den Befragten zu ziehen. Die Informationen werden anonym gesammelt und gemäß Verfahrensgrundsätzen aggregiert.
Es darf bei Umfragen nicht möglich sein, aus den Fragen Schlussfolgerungen über Personen zu ziehen. Dieser Aspekt ist bei Zusatzfragen noch wichtiger. Diese sind hauptsächlich aus der Marktforschung bekannt, um genauere Aussagen über einzelne Zielgruppen zu erfassen. In Unternehmen können diese zusätzlichen Fragen unter bestimmten Umständen die Anonymität wieder aufheben, wenn das Netzwerk zu fein ist. Daher sollten zusätzliche Themen wie Alter, Bildung, Geschlecht usw. nach Möglichkeit vermieden werden. Es sollte auch nur das angefordert werden, was in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Studie steht.
In Bezug auf die Methode sind Online-Umfragen heute üblich. Eine Aufhebung der Anonymität bei der Auswertung von E-Mail oder IP-Adresse muss technisch ausgeschlossen sein.
Freiwillige Mitarbeiterbefragungen
Das Prinzip der Freiwilligkeit bedeutet: Mitarbeiter werden zur Umfrage eingeladen, müssen aber nicht teilnehmen. Aufgrund des freiwilligen Charakters der Teilnahme muss die Umfrage anonym sein, ebenso wie die Fragen selbst. Um eine doppelte Abstimmung einer Person zu vermeiden, ist es sicherlich möglich, einen Link in einer Online-Umfrage zu generieren, der nur einmal gültig ist. Umgekehrt sollte dies jedoch nicht dazu führen, dass überprüft wird, wer bereits an der Studie teilgenommen hat.
Muss der Betriebsrat informiert werden?
Jede Umfrage wird auch im Eigeninteresse der Belegschaft durchgeführt. So hat der Betriebsrat das Recht, sich an verschiedenen Themen zu beteiligen. Der Themenkatalog, in dem der Betriebsrat ein Mitentscheidungsrecht hat, ist im Arbeitsrecht beschrieben.
Die allgemeine Befragung von Mitarbeitern erfordert jedoch noch keine obligatorische Mitentscheidung. Wichtige Beispiele können eine Umfrage zu Gehaltsfragen oder zur Ermittlung von Ungleichheiten zwischen den Geschlechtern sein. Insbesondere, wenn diese Probleme einen starken Einfluss auf die Privatsphäre oder die Interessen von Mitarbeitern haben, verdienen sie es, geschützt zu werden.
Letztendlich geht es bei Mitarbeiterumfragen um Vertrauen und Respekt. Wenn der Betriebsrat und die Unternehmensleitung den Fragenkatalog unterstützen, erhöht dies die Akzeptanz der Umfrage bei den Mitarbeitern erheblich.
Welche Fragen dürfen in einer Mitarbeiterbefragung nicht gestellt werden?
Das Recht, Fragen zu stellen, stößt schnell an seine Grenzen. Grundsätzlich können Unternehmen Fragen stellen, an denen sie ein berechtigtes Interesse haben. Dies hängt vom Einzelfall ab. Es gibt jedoch grundsätzlich unzulässige Fragen, welche sogar zu Schadensersatzansprüchen führen können.
Unzulässige Fragen gibt es zum Beispiel rund um diese Themenkomplexe:
-Privatleben
-Heiratswunsch
-Kinderwunsch
-Gesundheitszustand
-Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
-Mitgliedschaft in einer Partei
-Religionszugehörigkeit
-Schwangerschaft
-ethnische Zugehörigkeit
-finanzielle Situation und Schulden
-Strafregister
Welche Fragen können in der Mitarbeiterbefragung vorhanden sein?
Die richtigen Fragen können den Rahmen für Mitarbeiterumfragen so gestalten, dass das wichtigste Ziel erreicht werden kann: die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. Mögliche Fragestellungen wären zum Beispiel:
- Verstehen Sie die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens?
- Wissen, wie Sie dem Unternehmen helfen können, diese Ziele zu erreichen?
- Sehen Sie einen klaren Zusammenhang zwischen Ihren täglichen Aktivitäten und den Geschäftszielen?
- Sind Sie stolz, Teil des Teams zu sein?
- Inspiriert Sie Ihr Team, immer das Beste zu geben?
- Hilft Ihnen Ihr Team bei Ihrer Arbeit?
- Haben Sie genügend Informationen, um die richtigen Entscheidungen in Ihrem Job zu treffen?
- Haben Sie ein gutes Verständnis für die informellen Strukturen und Prozesse des Unternehmens?
- Wissen Sie, an wen Sie sich wenden werden, wenn Sie von etwas Ungewöhnlichem in Ihrer Arbeit überrascht werden?
